Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Grundlagen sind insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) und das Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021).
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Neptun Data Processing GmbHFrodlgasse 17j
9020 Klagenfurt am Wörthersee
Österreich
Datenschutzanfragen: privacy@neptun.ai
Allgemeine Kontaktadresse: mail@neptun.ai
Telefon: +43 699 15268671
2. Besuch der Website und Hosting
Hosting bei Amazon Web Services
Unsere Website wird bei Amazon Web Services (AWS) in der Region Frankfurt am Main, Deutschland, gehostet. AWS stellt die für den Betrieb erforderliche Serverinfrastruktur bereit und verarbeitet dabei personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter.
Beim Besuch unserer Website werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt des Zugriffs, die aufgerufenen Inhalte sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Dies dient der Bereitstellung der Website, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website.
Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können erforderliche Protokolldaten länger gespeichert werden, soweit dies zur Aufklärung des Vorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.
4. Kontaktanfragen und Demo-Termine
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben. Dazu gehören je nach Anfrage Ihr Name, Ihre Organisation, Ihre Kontaktdaten, das ausgewählte Interessengebiet und der Inhalt Ihrer Nachricht.
Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, einen Termin abzustimmen und gegebenenfalls ein Angebot vorzubereiten.
Bezieht sich Ihre Anfrage auf einen Vertrag mit Ihnen oder auf vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Veranlassung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen und bei der Kommunikation mit Ansprechpersonen von Unternehmen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die geschäftliche Kommunikation.
Die Bereitstellung Ihrer Angaben ist freiwillig. Ohne die zur Bearbeitung erforderlichen Informationen können wir Ihre Anfrage allerdings nicht oder nur eingeschränkt beantworten.
Anfragen speichern wir grundsätzlich für sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn die Daten für eine anschließende Vertragsbeziehung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Bearbeitung konkreter Rechtsansprüche benötigt werden.
Eine Kontaktanfrage führt nicht automatisch zur Anmeldung für unseren Newsletter.
5. Nutzung des HeadlineHunter Dashboards
Auch das HeadlineHunter Dashboard wird bei Amazon Web Services (AWS) in der Region Frankfurt am Main, Deutschland, gehostet.
Bei der Nutzung der Webanwendung HeadlineHunter Dashboard verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten sowie Daten, die bei der Erbringung unserer Leistungen entstehen. Dazu gehören insbesondere:
- Kontodaten: Angaben zur Einrichtung und Zuordnung Ihres Benutzerkontos.
- Nutzungsdaten: Ihre Auswahlkriterien und Einstellungen für die Nachrichtenbeobachtung.
- Aktivitätsdaten: Daten über die Nutzung der Funktionen und technische Vorgänge im Dashboard.
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Angaben, die für die Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen erforderlich sind.
Wir verwenden diese Daten, um Ihren Zugang und die vereinbarten Funktionen bereitzustellen, Ihre Einstellungen umzusetzen, Support zu leisten und unsere Leistungen abzurechnen.
Soweit Sie selbst Vertragspartei sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nutzen Sie das Dashboard als beschäftigte oder beauftragte Person eines Kunden, erfolgt die Verwaltung Ihres Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung und Verwaltung des vom Kunden beauftragten Dienstes. Für gesetzlich erforderliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die zur Kontoeinrichtung und Leistungserbringung erforderlichen Angaben sind Voraussetzung für die Bereitstellung des jeweiligen Zugangs. Ohne sie können wir die entsprechenden Leistungen nicht erbringen.
Speicherdauer
Kontodaten und gespeicherte Einstellungen werden für die Dauer Ihres Benutzerkontos verarbeitet. Nach Schließung des Kontos werden die für den Betrieb nicht mehr benötigten Zugangsdaten und Einstellungen spätestens innerhalb von 90 Tagen gelöscht. Technische Aktivitätsprotokolle werden grundsätzlich nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Eine frühere Löschung erfolgt, sobald die Daten für ihren Zweck nicht mehr benötigt werden.
Für die Kundenkontoverwaltung gilt die gesonderte Frist von höchstens einem Jahr nach Beendigung aller Geschäftsbeziehungen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Daten zur Bearbeitung konkreter Rechtsansprüche bleiben unberührt.
Inhalte, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten
Soweit wir personenbezogene Inhalte ausschließlich im Auftrag und nach Weisung eines Kunden verarbeiten, ist der jeweilige Kunde für diese Verarbeitung verantwortlich. Unsere Tätigkeit als Auftragsverarbeiter wird dann durch eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geregelt. Dies ist von unserer eigenen Verantwortung für Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten zu unterscheiden.
Hinweise zu Dashboard-Cookies finden Sie im Abschnitt Cookies, Angaben zur Speicherung und Löschung im Abschnitt Speicherdauer.
6. Kundenkontoverwaltung und Vertragsabwicklung
Für die Verwaltung unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten wir je nach Vertrag Name beziehungsweise Firma, Geschäfts- und Rechnungsanschriften, Kontaktdaten, Firmenbuchnummer und UID-Nummer, Angaben zu Ansprechpersonen und Projektbeteiligten sowie Auftrags-, Bank-, Abrechnungs- und Supportdaten. Soweit reine Unternehmensangaben keinen Personenbezug haben, fallen sie nicht unter die DSGVO.
Diese Angaben verwenden wir zur Vertragsanbahnung und -abwicklung, zur Kommunikation, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Bearbeitung von Supportanfragen. Die Daten erhalten wir von Ihnen oder, wenn Sie als Ansprechperson beziehungsweise Nutzer tätig sind, gegebenenfalls von Ihrer Organisation.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Verträge mit der betroffenen Person, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Verwaltung geschäftlicher Kontakte und berechtigter Ansprüche. Unser berechtigtes Interesse ist die Organisation und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen. Eine Einwilligung ist nicht die pauschale Grundlage für die notwendige Kundenkontoverwaltung.
Automatisierte Entscheidungen
Bei der Konto- und Vertragsverwaltung treffen wir keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung einschließlich Profiling beruhenden Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen.
7. Reichweitenmessung mit Matomo
Wir verwenden die selbst gehostete Webanalyse-Software Matomo, um zu verstehen, wie unsere Website und das HeadlineHunter Dashboard genutzt werden und wie wir unser Angebot verbessern können.
Dabei verarbeiten wir insbesondere aufgerufene Seiten und Funktionen, Zeitpunkt und Dauer des Zugriffs, die zuvor besuchte Seite sowie technische Angaben zu Browser, Gerät, Betriebssystem und Bildschirmauflösung. IP-Adressen werden gekürzt und nicht vollständig gespeichert. Matomo wird auf unserer eigenen Serverinfrastruktur betrieben. Analysedaten werden nicht an den Anbieter der Matomo-Software übermittelt.
Die Analyse erfolgt ohne Tracking-Cookies. Bei angemeldeten Nutzern des Dashboards können Nutzungsvorgänge einer pseudonymen internen Benutzerkennung zugeordnet werden. Namen und E-Mail-Adressen werden nicht an Matomo übermittelt.
Wir erfassen außerdem, ob ein Kontakt- oder Newsletterformular erfolgreich abgesendet wurde. Die in den Formularen eingegebenen Inhalte werden dabei nicht an Matomo übertragen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Nutzung unserer Website und unseres Dashboards zu verstehen, technische und inhaltliche Schwachstellen zu erkennen und unser Angebot zu verbessern.
Die Speicherdauer ist im Abschnitt „Speicherdauer und Löschung“ beschrieben. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
9. Empfänger Ihrer Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur jene Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die genannten Aufgaben benötigen.
Soweit wir Dienstleister für Hosting, IT-Betrieb, Kommunikation oder Newsletterversand einsetzen, erhalten diese nur die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten. Wenn Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Soweit dies zur Vertragsabwicklung erforderlich oder gesetzlich geboten ist, kommen außerdem folgende Empfänger in Betracht:
- Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen;
- Buchhaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung zur Erfüllung buchhalterischer und gesetzlicher Pflichten;
- rechtliche Vertreter und Inkassodienstleister zur Bearbeitung berechtigter Forderungen oder Rechtsansprüche;
- Gerichte und zuständige Verwaltungsbehörden zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder im Rahmen rechtlicher Verfahren.
Die Übermittlung beschränkt sich auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach diesem Zweck, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.
Die Verarbeitung über Mailchimp kann mit einer Übermittlung in die USA verbunden sein. Die hierfür vorgesehenen Schutzmaßnahmen sind im Abschnitt Newsletter beschrieben.
10. Links auf andere Websites
Unsere Website und das HeadlineHunter Dashboard enthalten Links zu externen Websites. Wenn Sie einem solchen Link folgen, verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen.
Dieser Hinweis betrifft gewöhnliche Verlinkungen. Soweit externe Inhalte oder Dienste unmittelbar in unsere Website eingebunden werden und bereits beim Seitenaufruf Daten erhalten, werden diese gesondert in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
11. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Entfällt dieser Zweck, löschen wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere zulässige Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Benutzerkonten und Kundenverwaltung
Daten der Kundenkontoverwaltung werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und, soweit für deren Abwicklung erforderlich, bis längstens ein Jahr nach Beendigung aller Geschäftsbeziehungen gespeichert. Werden die Daten früher nicht mehr benötigt, löschen wir sie bereits vorher. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die erforderliche Bearbeitung konkreter Rechtsansprüche bleiben unberührt.
Nicht mehr benötigte Dashboard-Zugangsdaten und gespeicherte Einstellungen werden spätestens 90 Tage nach Kontoschließung gelöscht. Technische Aktivitätsprotokolle werden grundsätzlich nach spätestens 30 Tagen ab Erfassung gelöscht.
Für steuerrechtlich aufbewahrungspflichtige Bücher, Aufzeichnungen und Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Bei anhängigen Verfahren kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein. Diese Pflicht gilt nicht pauschal für sämtliche Nutzungs- oder Aktivitätsdaten.
Serverprotokolle und Matomo
| Daten | Maximale Speicherdauer |
|---|---|
| Personenbezogene Serverprotokolle | 30 Tage ab Erfassung zur Fehleranalyse und Absicherung des Betriebs. |
| Personenbezogene Matomo-Einzeldaten | Sechs Monate ab Erfassung für die zeitnahe Auswertung der Website-Nutzung; anschließend Löschung oder vollständige Anonymisierung. |
| Vollständig anonymisierte Nutzungs- und Betriebsstatistiken | 24 Monate ab dem jeweiligen Berichtszeitraum, um Entwicklungen und saisonale Unterschiede über zwei Jahre vergleichen zu können. |
Die genannten Fristen sind Höchstfristen. Eine frühere Löschung erfolgt, wenn die Daten für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind.
Die Speicherung für 24 Monate setzt voraus, dass die betreffenden Statistiken vollständig anonymisiert sind und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen mehr zulassen. Eine bloße Zusammenfassung von Daten oder Kürzung von IP-Adressen gewährleistet dies nicht automatisch.
Längere Speicherung in begründeten Einzelfällen
In begründeten Einzelfällen, etwa bei Zahlungsverzug, streitigen Forderungen oder Sicherheitsvorfällen, können die hierfür erforderlichen Serverprotokolle und Aktivitätsdaten über die regulären Fristen hinaus gespeichert werden. Dies gilt nur, soweit und solange die Daten zur Klärung des Sachverhalts oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Der Zugriff ist auf die hierfür zuständigen Personen beschränkt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aufklärung konkreter Vorfälle und der Wahrung unserer Rechtsansprüche. Sobald der Grund für die weitere Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten gelöscht.
12. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf:
- Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
- Löschung Ihrer Daten;
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Widerspruchsrecht
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Dies gilt auch für damit verbundenes Profiling.
Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an privacy@neptun.ai.
Beschwerderecht
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes. In Österreich ist dies die:
Österreichische DatenschutzbehördeBarichgasse 40–42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at
13. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Website.